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Wusstest du dass

Wusstest du, dass du deine PDF-Gutscheine optisch gestalten kannst?​

Unter Finanzen > Einstellungen > PDF-Gutscheine kannst du eine eigene Grafik hochladen, die als Hintergrund für die untere Gutschein-Hälfte verwendet wird.
So kannst du:

  • deinen Gutschein brandinggerecht gestalten
  • saisonale Designs hochladen (Weihnachten, Feiertage, Aktionen)
  • professionelle Print-Gutscheine erstellen
    Das macht deine Gutscheine deutlich hochwertiger und steigert die Kaufquote.

Wusstest du, dass du Rabattcodes erstellen kannst?​

Unter Finanzen > Gutscheine kannst du nicht nur Kaufgutscheine oder Wertgutscheine (Kulanz) anlegen, sondern auch Rabattcodes erstellen, die du für deine Marketingaktionen nutzen kannst.

Wusstest du, dass du Rabattcodes exakt einschränken kannst?​

Unter Finanzen > Gutscheine kannst du:

  • Codes auf einzelne Angebote beschränken
  • einen Gültigkeitszeitraum hinterlegen
  • prozentuale oder feste Rabatte vergeben
  • Festlegen, wie oft ein Kunde den Code verwenden darf

Tipp für Marketingaktionen:
Lege spezifische Rabattcodes pro Kurs, Zielgruppe oder Kampagne an („SOMMER10“, „INSTAGRAM“).
So kannst du später genau auswerten, welcher Code dir Umsatz gebracht hat (filtere einfach in den Rechnungspositionen nach dem Code).

Wusstest du, dass du Mahnungen automatisch per Brief versenden lassen kannst?​

Aktiviere in der jeweiligen Mahnstufe den Schalter „Briefversand“, und kutego® übergibt die Mahnung automatisch an unseren Versanddienstleister.
Vorteile:

  • Mahnungen landen nicht im Spam
  • rechtliche Absicherung
  • Kunden nehmen postalische Mahnungen erheblich ernster
  • du musst keinen einzigen Brief selbst ausdrucken oder verschicken

Wusstest du, dass du offene Forderungen automatisch an Inkasso übergeben kannst?​

Wenn du die Inkasso-Schnittstelle aktiviert hast, kannst du in einer bestimmten Mahnstufe einstellen „An Inkasso übergeben“. Ab diesem Punkt leitet kutego® alle überfälligen Rechnungen automatisch an unseren Inkasso-Partner Debtist weiter.
Vorteile:

  • keine händische Weitergabe
  • kein Aufwand bei Zahlungsausfällen
  • Debtist übernimmt die komplette Forderungsbearbeitung
    Ideal, wenn du Zahlungsausfälle minimieren möchtest.

Wusstest du, dass Kunden Angebote annehmen können, damit du rechtlich abgesichert bist?​

Wenn du Kunden manuell einbuchst, gibt es zwei Wege:

  • über eine Rechnung (rechtlich kritisch, da keine Zustimmung zur Widerrufsbelehrung)
  • über ein Angebot (rechtlich sicher!)

Unter Finanzen > Angebote kannst du dem Kunden ein Angebot erstellen (gleicher Aufwand, wie wenn du eine Rechnung anlegst) und dabei eine Gültigkeit festlegen.

Tipp: Nutze Angebote statt Rechnungen, wenn der Kunde „manuell“ buchen soll. Sobald der Kunde das Angebot annimmt, erzeugt kutego® automatisch:

  • die Rechnung
  • die Buchungsbestellbestätigung und du bist vollständig abgesichert.

Wusstest du, dass Kunden während der Angebotsgültigkeit automatisch einen Platz reserviert haben?​

Ein weiteres Highlight:
Solange das Angebot gültig ist, blockiert kutego® automatisch einen Platz für den Kunden.
Perfekt für:

  • telefonische Beratungen
  • persönliche Absprachen
  • unsichere Kunden
    Du musst dir in dieser Zeit keine Sorgen machen, dass andere Kunden den Platz wegnehmen.

Wusstest du, dass du Rechnungen nach Positionstyp filtern kannst?​

In der Rechnungsübersicht kannst du die Spalte „Positionstyp“ einblenden. So siehst du sofort, ob eine Rechnung z. B. einen Produktverkauf oder einen Kurs / einen Termin enthält – und kannst gezielt danach filtern.
Das spart Zeit in der Buchhaltung und macht Auswertungen, gerade zum Jahresabschluss, deutlich einfacher.

Wusstest du, dass Quittungen in kutego® keine steuerlichen Belege sind?​

Quittungen sind buchhalterisch relevant für den Zahlungs- und Guthabenabgleich, aber sie haben keine eigene Umsatzsteuerwirkung.
Die Umsatzsteuer wird ausschließlich über:

  • Rechnungen
  • Stornorechnungen
  • Minus-Erstattungsbelege geregelt.

Quittungen zeigen nur:

  • dass ein Guthaben entstanden ist
  • dass es verwendet oder ausgezahlt wurde
    Sie dürfen nicht als Umsatz oder Aufwand gebucht werden. Für die Buchhaltung gehören sie ausschließlich auf ein Verrechnungskonto.

Wusstest du, dass es in kutego® einen Unterschied zwischen Steuer- und Zahlungsbelegen gibt?

Nicht jeder Beleg aus kutego® wirkt sich auf die Umsatzsteuer aus. Rechnungen, Stornorechnungen und Minus-Erstattungsbelege regeln die Umsatzsteuer.
Quittungen regeln ausschließlich den Zahlungs- und Guthabenfluss.
> Deshalb werden diese Belege unterschiedlich verbucht.

Wusstest du, dass Erstattungen bei „Tag fällt aus“ deine Umsatzsteuer automatisch mindern?​

Wenn du in kutego® die Aktion „Tag fällt aus > Erstatten“ nutzt:

  • wird automatisch ein Minus-Erstattungsbeleg erzeugt
  • dieser wirkt wie eine Teil-Stornorechnung
  • die Umsatzsteuer wird korrekt gemindert (§ 17 UStG), wenn du die Erstattungsbelege auf das gleiche Erlöskonto buchst, wie die ursprünglichen Rechnungen. So entsteht keine doppelte Umsatzsteuer.

Wusstest du, dass du ein Verrechnungskonto für Kundenguthaben brauchst?​

Ein Verrechnungskonto hilft dir:

  • offene Kundenguthaben im Blick zu behalten
  • Zahlungen korrekt auszugleichen
  • deine Buchhaltung prüfungssicher zu führen
    Über dieses Konto wird keine Umsatzsteuer gebucht.

Wusstest du, dass du Quittungen nicht als Umsatz oder Aufwand buchen darfst?​

Ein häufiger Fehler:

  • Quittungen als Einnahme oder Ausgabe verbuchen
  • Umsatzsteuer aus Quittungen berechnen

Richtig ist:

  • Rechnungen, Stornierungen & Minus-Erstattungsbelege > Erlöskonten
  • Quittungen > Verrechnungskonto